Việc nhập hàng Trung Quốc đóng vai trò quan trọng trong việc đa dạng hóa nguồn cung và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi, hợp pháp và tránh các rủi ro không đáng có, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý là vô cùng cần thiết. Bài viết này của Mã Tốc Logistics sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về các loại giấy tờ cần thiết khi nhập hàng từ Trung Quốc, giúp bạn tự tin hơn trong từng bước của quy trình.

Mục Lục

Tại sao cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi nhập hàng Trung Quốc?

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và cá nhân:

Đảm bảo tính hợp pháp của lô hàng: Đây là yếu tố tiên quyết để hàng hóa được lưu thông trên thị trường.
Cơ sở để làm thủ tục hải quan thông quan: Không có đủ giấy tờ, lô hàng của bạn sẽ không thể hoàn tất thủ tục khai báo hải quan hàng hóa từ Trung Quốc để được thông quan.
Xác định nguồn gốc, chất lượng sản phẩm: Đối với một số mặt hàng đặc thù, giấy tờ như Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hay Giấy chứng nhận chất lượng (CQ) rất quan trọng.
Căn cứ để giải quyết tranh chấp (nếu có): Hợp đồng thương mại và các chứng từ liên quan là bằng chứng pháp lý bảo vệ quyền lợi của bạn khi có vấn đề phát sinh với nhà cung cấp.
Tránh các rủi ro pháp lý, phạt hành chính, hoặc tịch thu hàng hóa: Thiếu sót hoặc sai lệch thông tin trên chứng từ có thể dẫn đến phát sinh chi phí không đáng có và kéo dài thời gian thông quan, thậm chí là các hình phạt nặng hơn.

Vai trò của từng loại giấy tờ — Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ mang lại nhiều lợi ích và tiết kiệm tiền bạc

Nếu bạn cảm thấy quá trình này phức tạp, các dịch vụ logistics trọn gói như tại Mã Tốc Logistics có thể hỗ trợ bạn từ A-Z, đảm bảo quy trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch của bạn diễn ra suôn sẻ.

Các hình thức nhập hàng Trung Quốc phổ biến và giấy tờ tương ứng

Hiện nay, có hai hình thức nhập hàng Trung Quốc chính là nhập khẩu chính ngạch và nhập khẩu tiểu ngạch. Mỗi hình thức sẽ có những yêu cầu về giấy tờ khác nhau.

Nhập khẩu chính ngạch (Giao dịch mậu dịch) và giấy tờ cần thiết

Đây là hình thức giao thương quốc tế hợp pháp, minh bạch, hàng hóa có hóa đơn VAT đầy đủ, đảm bảo tính ổn định và quyền lợi cho cả người mua và người bán.

Ưu điểm

Tính pháp lý cao, minh bạch về nguồn gốc xuất xứ.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ để khấu trừ thuế VAT đầu vào.
Không bị giới hạn về số lượng và giá trị hàng hóa (trừ các mặt hàng cấm hoặc cần giấy phép đặc biệt).
Thường ổn định và ít rủi ro hơn.

Nhược điểm

Thủ tục nhập khẩu hàng Trung Quốc theo đường chính ngạch thường phức tạp hơn, đòi hỏi nhiều loại giấy tờ và thời gian chuẩn bị lâu hơn.
Chi phí ban đầu có thể cao hơn do bao gồm các loại thuế phí theo quy định.

Bộ hồ sơ, giấy tờ chi tiết cần chuẩn bị khi nhập khẩu hàng Trung Quốc theo đường chính ngạch

Để thông quan hàng hóa một cách thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhập khẩu hàng Trung Quốc là vô cùng quan trọng. Dưới đây là các loại giấy tờ cơ bản bạn cần lưu ý:

Giai đoạn trước khi hàng về cảng/cửa khẩu (Giai đoạn chuẩn bị)

Hợp đồng thương mại (Sale Contract):

Đây là thỏa thuận pháp lý giữa người mua và người bán.
Nội dung chính bao gồm: thông tin chi tiết của hai bên, mô tả hàng hóa (tên, quy cách, chất lượng), số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, điều kiện giao hàng (ví dụ: FOB, CIF theo Incoterms), điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, và các điều khoản về bảo hành, khiếu nại (nếu có).

Hợp đồng thương mại là một trong những loại quan trọng nhất khi nhập hàng Trung Quốc

Lưu ý: Hợp đồng phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận của cả hai bên (người mua và người bán).

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

Do người bán (nhà xuất khẩu) phát hành.
Nội dung cần có: thông tin người bán, người mua, số hóa đơn, ngày phát hành, mô tả chi tiết hàng hóa, số lượng, đơn giá từng mặt hàng, tổng giá trị thanh toán, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán.

Lưu ý: Thông tin trên hóa đơn phải khớp hoàn toàn với Hợp đồng thương mại.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List):

Mô tả chi tiết cách thức đóng gói lô hàng.
Nội dung bao gồm: thông tin người bán, người mua, số hóa đơn, mô tả hàng hóa, số lượng kiện hàng, trọng lượng tịnh (net weight), trọng lượng cả bì (gross weight) của từng kiện và tổng lô hàng, kích thước từng kiện hàng, ký mã hiệu kiện hàng.
Phiếu đóng gói giúp cơ quan hải quan và người nhận hàng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu hàng hóa thực tế.

Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Air Waybill – AWB):

Đây là chứng từ vận tải, là bằng chứng của việc người vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển và là hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và đơn vị vận tải.
Do hãng tàu (đối với vận chuyển đường biển) hoặc hãng hàng không/đại lý của họ (đối với vận chuyển đường hàng không) phát hành.
Nội dung chính: thông tin người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), bên được thông báo (Notify Party), tên tàu/số chuyến bay, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, mô tả hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích.

Mã Tốc Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam bằng cả đường biển và đường hàng không, hỗ trợ bạn xử lý vận đơn một cách chuyên nghiệp.

GỌI 0774 777 999!

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O):

Chứng từ này rất quan trọng để xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, từ đó có thể được hưởng các ưu đãi về thuế nhập khẩu theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết.
Đối với hàng hóa nhập từ Trung Quốc, C/O form E là phổ biến nhất để hưởng ưu đãi thuế theo Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN – Trung Quốc (ACFTA).
C/O do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu (Trung Quốc) cấp. Việc có C/O hợp lệ giúp giảm đáng kể chi phí nhập khẩu hàng Trung Quốc.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration):

Đây là chứng từ quan trọng nhất mà doanh nghiệp/chủ hàng phải khai báo thông tin chi tiết về lô hàng (người xuất khẩu, người nhập khẩu, phương tiện vận tải, tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, thuế suất, các giấy tờ kèm theo…) trên hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS của cơ quan hải quan.

Giấy phép nhập khẩu (Import License) (Nếu có):

Một số mặt hàng khi nhập khẩu vào Việt Nam yêu cầu phải có giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành. Ví dụ: mỹ phẩm (công bố mỹ phẩm), thiết bị y tế (giấy phép nhập khẩu thiết bị y tế), hóa chất, thực phẩm chức năng, sản phẩm động thực vật, v.v.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ xem mặt hàng mình định nhập có thuộc danh mục hàng hóa cần giấy phép hay không trước khi tiến hành nhập khẩu.

Chứng từ kiểm tra chuyên ngành (Nếu có):

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, có thể cần thêm các chứng từ sau:
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật (Phytosanitary/Veterinary Certificate).
Giấy chứng nhận hợp quy (CR) hoặc công bố hợp quy (ví dụ: đối với đồ chơi trẻ em, một số sản phẩm điện tử, vật liệu xây dựng).
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm.
Kết quả giám định, kiểm tra chất lượng hàng hóa.

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu (Nếu nhập khẩu qua đơn vị trung gian):

Nếu bạn không tự đứng tên nhập khẩu mà sử dụng dịch vụ của một công ty trung gian (ví dụ như Mã Tốc Logistics cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu), thì cần có hợp đồng ủy thác giữa hai bên, quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên.

Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc — Sử dụng dịch vụ nhập hàng Trung Quốc là một trong những giải pháp tốt nhất

Giai đoạn làm thủ tục hải quan

Khi hàng hóa đã về đến cảng/cửa khẩu Việt Nam, bạn hoặc đơn vị dịch vụ logistics của bạn sẽ tiến hành các bước sau:

Đăng ký tờ khai hải quan: Dựa trên các chứng từ đã chuẩn bị, tiến hành khai báo thông tin lên hệ thống hải quan điện tử.
Nộp hồ sơ cho cơ quan hải quan: Nộp bộ chứng từ đầy đủ (thường là bản sao y và xuất trình bản gốc để đối chiếu nếu có yêu cầu) cho cơ quan hải quan tại cảng hoặc cửa khẩu.
Hải quan kiểm tra hồ sơ và phân luồng:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp chỉ cần hoàn thành nghĩa vụ thuế là có thể lấy hàng.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nộp thuế và lấy hàng.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất.
Nộp thuế: Nộp đầy đủ các loại thuế theo quy định, bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT, và các loại thuế khác nếu có (ví dụ: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường).

Giai đoạn sau thông quan

Hoàn tất thủ tục nhận hàng: Sau khi tờ khai được thông quan và đã hoàn tất nghĩa vụ thuế, bạn tiến hành các thủ tục cần thiết tại cảng/kho để nhận hàng.
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ: Tất cả các giấy tờ, chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật (thường là ít nhất 5 năm) để phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan (nếu có).

Mã Tốc Logistics chuyên cung cấp dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, giúp bạn giải quyết mọi khó khăn về thủ tục và hồ sơ nhập khẩu hàng Trung Quốc.

ĐỂ LẠI THÔNG TIN!

Nhập khẩu tiểu ngạch (Phi mậu dịch/ Biên mậu)

Đây là hình thức trao đổi hàng hóa của cư dân biên giới, thường áp dụng cho các lô hàng nhỏ lẻ.

Ưu điểm

Thủ tục có thể đơn giản hơn, thời gian thông quan nhanh chóng hơn đối với các lô hàng nhỏ.

Nhược điểm

Rủi ro cao hơn do tính pháp lý không chặt chẽ bằng chính ngạch.
Thường không có hóa đơn VAT đầu vào đầy đủ, gây khó khăn cho việc hạch toán của doanh nghiệp.
Không ổn định, phụ thuộc nhiều vào chính sách biên mậu tại từng thời điểm.
Có thể bị hạn chế về loại hàng hóa và số lượng được phép nhập.
Chi phí nhập khẩu hàng Trung Quốc có thể biến động.

Lưu ý quan trọng: Hiện nay, chính sách quản lý tại các cửa khẩu biên giới ngày càng được siết chặt, hướng tới việc chính ngạch hóa các hoạt động giao thương để đảm bảo an ninh kinh tế và quyền lợi người tiêu dùng. Do đó, Chúng Tôi khuyến khích bạn ưu tiên hình thức nhập khẩu chính ngạch. Nếu bạn vẫn có nhu cầu nhập hàng Trung Quốc tiểu ngạch, Mã Tốc Logistics có thể tư vấn các giải pháp phù hợp và an toàn hơn.

Giấy tờ cần thiết khi nhập hàng Trung Quốc theo đường tiểu ngạch (Lưu ý về rủi ro)

Đối với hình thức nhập khẩu tiểu ngạch, các giấy tờ cần thiết khi nhập khẩu tiểu ngạch thường đơn giản hơn nhiều so với chính ngạch. Thông thường, bạn có thể chỉ cần cung cấp:

Hóa đơn bán hàng (do bên bán ở Trung Quốc cung cấp, thường không phải hóa đơn VAT).
Thông tin người nhận hàng tại Việt Nam.

Tuy nhiên, Chúng Tôi cần nhấn mạnh rằng hình thức này tiềm ẩn nhiều rủi ro:

Không có hóa đơn VAT đầu vào hợp lệ: Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc hạch toán chi phí và khấu trừ thuế.
Hàng hóa không đảm bảo nguồn gốc, chất lượng: Việc kiểm soát chất lượng hàng hóa qua đường tiểu ngạch rất hạn chế.
Rủi ro bị tịch thu hàng hóa, phạt tiền: Do chính sách biên mậu có thể thay đổi đột ngột hoặc do hàng hóa không đáp ứng các tiêu chuẩn quy định.
Không được pháp luật bảo vệ đầy đủ khi có tranh chấp: Việc giải quyết khiếu nại, tranh chấp sẽ khó khăn hơn nhiều so với nhập khẩu chính ngạch.

Khuyến nghị từ Mã Tốc Logistics: Bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng và ưu tiên lựa chọn hình thức nhập khẩu chính ngạch để đảm bảo an toàn pháp lý, chất lượng hàng hóa và quyền lợi kinh doanh lâu dài. Mặc dù thủ tục ban đầu có vẻ phức tạp hơn, nhưng lợi ích mà nó mang lại là rất lớn.

Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị giấy tờ nhập hàng Trung Quốc

Để quá trình khai báo hải quan hàng hóa từ Trung Quốc và thông quan diễn ra nhanh chóng, bạn cần đặc biệt lưu ý những điểm sau khi chuẩn bị hồ sơ:

Tính thống nhất và chính xác: Tất cả thông tin trên các loại giấy tờ (ví dụ: tên hàng, số lượng, giá trị, tên công ty, địa chỉ, điều kiện giao hàng…) phải hoàn toàn khớp nhau, từ hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói đến vận đơn và C/O. Bất kỳ sự sai lệch nhỏ nào cũng có thể gây trì hoãn.
Thời hạn hiệu lực của giấy tờ: Kiểm tra kỹ thời hạn hiệu lực của các chứng từ quan trọng như C/O (đặc biệt là các điều kiện về thời gian để được hưởng ưu đãi thuế), giấy phép nhập khẩu, các chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
Ngôn ngữ: Chứng từ thương mại quốc tế thường được lập bằng tiếng Anh hoặc song ngữ (ví dụ: Việt – Anh, Trung – Anh) để thuận tiện cho việc giao dịch và làm thủ tục hải quan tại cả hai đầu xuất và nhập.
Bản gốc và bản sao: Tìm hiểu rõ quy định của cơ quan hải quan về việc loại giấy tờ nào cần nộp bản gốc, loại nào có thể dùng bản sao y công chứng hoặc bản scan điện tử.
Mã HS (HS Code): Việc xác định đúng mã HS cho sản phẩm nhập khẩu là cực kỳ quan trọng. Mã HS sẽ quyết định thuế suất nhập khẩu, thuế GTGT và các chính sách quản lý mặt hàng (ví dụ: có cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hay không). Sai mã HS có thể dẫn đến việc áp sai thuế và bị truy thu hoặc phạt.
Tìm hiểu kỹ về mặt hàng nhập khẩu: Mỗi loại hàng hóa có thể có những yêu cầu đặc thù về giấy tờ hoặc các quy định kiểm tra chuyên ngành riêng. Ví dụ, hàng thực phẩm sẽ khác hàng điện tử, hàng mỹ phẩm sẽ khác hàng máy móc.
Sử dụng dịch vụ từ các công ty logistics uy tín: Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc muốn tiết kiệm thời gian, công sức, việc thuê một đơn vị công ty logistics chuyên nghiệp như Mã Tốc Logistics sẽ là một giải pháp hiệu quả. Chúng Tôi không chỉ hỗ trợ bạn chuẩn bị đầy đủ, chính xác bộ chứng từ mà còn tư vấn về điều kiện nhập khẩu hàng Trung Quốc, tối ưu hóa chi phí nhập khẩu hàng Trung Quốc và đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Ngoài ra, Mã Tốc Logistics còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác như mua hộ hàng trên các trang TMĐT Trung Quốc, chuyển tiền sang Trung Quốc, đổi tiền Trung – Việt và gửi hàng đi Trung Quốc.

ĐỂ LẠI THÔNG TIN!

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ cần thiết là yếu tố then chốt quyết định sự thành công và hợp pháp của hoạt động nhập hàng Trung Quốc. Hy vọng những thông tin chi tiết mà Mã Tốc Logistics đã cung cấp trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về “nhập hàng Trung Quốc cần giấy tờ gì” và tự tin hơn trong quá trình thực hiện.

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn cụ thể hơn cho lô hàng của mình, đừng ngần ngại liên hệ với Mã Tốc Logistics. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về thủ tục nhập khẩu hàng Trung Quốc, Chúng Tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng hóa của bạn về đến nơi an toàn, nhanh chóng.

Liên hệ

Mã Tốc Logistics